Tutorial - Como arquivar e organizar documentos e contas

 


     Manter a papelada de casa em dia nem sempre é uma tarefa fácil. As contas e os recibos se acumulam nas gavetas da casa quando são negligenciadas. Saber arquivá-las adequadamente é fundamental para manter a organização e a integridade da informação contidas nelas. Mas para saber como organizá-las, antes precisamos saber o que é necessário manter guardado e por quanto tempo devemos guardar cada tipo de documento.

Agora que você já sabe por quanto tempo precisa guardar cada documento, vou te mostrar várias maneiras de se arquivar seus documentos.

Controle mensal

Manter local de fácil acesso
(gavetas de escritório, quarto, etc.)

     Para o controle mensal de suas contas a melhor opção é utilizar pastas seccionadas, pastas com divisórias (geralmente 12 divisórias com tag).  Nomeie as divisões de acordo com os meses do ano (janeiro, Fevereiro, etc.) Nelas você deve separar as contas juntamente com seus comprovantes de pagamento (escola, cartão de crédito, água, luz, telefone, cursos, aluguel, etc).
       Mas porque manter todos os tipos de documentos misturados? Pois o objetivo nesse momento é manter o controle mensal de contas pagas e de contas a pagar. Ao final do ano, quando for esvaziar essa pasta para o ano seguinte, cuidaremos disso.


Controle anual

Manter local de acesso mediano
(prateleiras de escritório, gavetas de arquivo, etc.)
   

 
       Para o controle anual de suas contas a melhor opção é utilizar fichários com plásticos ou pastas de arquivos. No lugar de plásticos podem ser divisórias? Sim, mas os plásticos são melhores por serem práticos e flexíveis. Você vai poder colocar e tirar quantas vezes precisar e repor caso precise de mais divisões.
       Nele serão guardados todos os recibos que você juntou durante o ano na pasta de controle mensal. Mas agora você deve dividi-los por tipo de documento (Cartão de crédito, água, luz, telefone, mensalidade escolar, curso de inglês, etc). Nomeie os plásticos ou as divisórias por tipo de documento e guarde-os conforme a divisão. Nomeie a pasta com o ano correspondente e os tipos de documentos contidos nela. Assim vai ficar fácil de identificar o que tem em cada pasta.
         Ao longo do tempo, repare que você sempre terá pelo menos cinco dessas pastas de controle anual. Pois esse é o tempo mínimo para manter arquivado a maioria dos documentos.

Controle Individual

Manter local de acesso mediano
(prateleiras de escritório, gavetas de arquivo, etc.)

          Já o controle individual serve para guardar aqueles documentos para a vida toda (certidões, documentos pessoais, hollerites, carnês INSS, Escrituras, Testamentos, etc). Aqui você deve utilizar pastas e fichários também. E poderá utilizar quantas forem necessárias. Divida-as em categorias como: Pessoal, Família, Trabalho, Patrimônio, etc. Veja a descrição de cada uma a seguir.

Pessoal: Separe uma divisão para os documentos pessoais de cada membro da família.
Dica > Sempre mantenha o documento original com uma fotocópia e uma escaneada em seu email pessoal. As vezes precisamos de uma cópia disso e daquilo e ficamos naquela correria. Previna-se.

Família: Certidões de Casamento, divórcios, de óbito de familiares, de contratos funerais, etc. Nesse caso, separe por tipo de documento, como descrito no controle anual.

Trabalho: Hollerites anuais,Carnês do INSS, etc. Separe por membro familiar que possua tais documentos.

Patrimônio: Escrituras de Imóveis, de Carros, penhoras, etc. Separe por tipo de documento.

Manuais e NFs: Guarde manuais e notas fiscais de aparelhos domésticos, equipamentos eletrônicos, televisores, etc. Separe em plásticos por ano de aquisição do produto.


        Com essas dicas você vai conseguir manter todas as suas contas e documentos bem organizados. Me conte se as dicas aqui já te ajudam ou se pretende usá-las em sua casa. Já organiza de modo semelhante, então tire uma foto e envie com uma descrição para criswallart@gmail.com, em breve sua foto estará aqui no blog!
     Se você gostou das dicas e ainda quer mais, em breve teremos postagens de como fazer e personalizar os seus próprios arquivos!

Beijos e até o próximo post!

CONVERSATION

6 comentários:

  1. Que organizada! Eu acabo fazendo isso, pois sou advogada e temos sempre que guardar. Mto tkss pelas dicas. beijos!

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  2. Oi Cris! Super informativo seu post! Nossa vivo guardando papéis, mesmo quando já passou um tempão hahaha. Esses arquivos são tudo mesmo! Estou precisando comprar mais umas pastinhas dessas para organizar minha baguncinha aqui,rs Bjs

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  3. Dicas ótima eu estou cheia de papel e nao sei como organiza, seu post ajudou bastante

    beijinhos

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  4. Gente, que baita post interessante! Eu não tinha ideia que precisava guardar algumas coisas por anos :O. Que baita dica de organização, super prático e útil. E ótimas formas para melhor organização. Muito obrigada pelas super dicas e apontamentos

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  5. Uau amei as dicas , eu tenho costume de organizar as contas numa pasta anual . Beijos

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  6. Eu to precisando urgente rsrsr nunca acho nada que preciso srrs adorei a dica arrasou pra valer.

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